WUSSTEN SIE, DASS…
- … Unternehmen bereits ab 50 Mitarbeitern gesetzlich verpflichtet sind, eine sog. interne Meldestelle einzurichten?
- … die „interne“ Meldestelle sowohl ein Mitarbeiter des Unternehmens als auch ein externer Dienstleister sein kann?
- … es für eigehende Hinweise innerhalb von sieben Tagen eine Eingangsbestätigung geben muss?
- … die Meldestelle dazu verpflichtet ist, innerhalb von drei Monaten Folgemaßnahmen zu ergreifen und dem Hinweisgeber eine Rückmeldung zu geben?
- … das Verfahren dem sehr streng ausgelegten Vertraulichkeitsgebot dokumentiert werden muss?
Was ist der Hinweisgeberschutz?
Hinweisgeber (bzw. Whistleblower) sind Personen aus Unternehmen, welche (anonym bzw. vertraulich) Hinweise auf mögliche Missstände, Vergehen und/oder Rechtsverstöße im Unternehmen geben. Die Verstöße können sich auf verschiedene Gesetzte beziehen und betreffen häufig straf- oder bußgeldbewährte Pflichten von Unternehmen oder deren Mitarbeiter. Hierzu können z.B. folgende Rechtsverstöße gehören:
- Verletzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben bei der Verarbeitung personenbezogener Daten
- Verstöße gegen den Schutz von Betriebsgeheimnissen nach dem Geschäftsgeheimnisgesetz (GeschGehG)
- Verletzung der Schweigepflicht von Berufsgeheimnisträgern
- Verstöße gegen Arbeitsschutzbestimmungen
- Verstöße gegen das Mindestlohngesetz
- Verstöße gegen das Lieferkettengesetz
- Begehung von Straftaten
- Verletzung von Vorschriften zur Bekämpfung von Geldwäsche
- Missachtung von Vorgaben zur Produktsicherheit
- Missachtung von Umweltschutzvorgaben
- Verletzung von Verbraucherschutzvorschriften
- Verletzung von Buchführungsvorschriften und Steuerpflichten
Da Beschäftigte in Unternehmen Rechtsverletzungen oftmals als erste wahrnehmen und durch ihre Hinweise dafür sorgen können, dass diese aufgedeckt, untersucht, verfolgt und unterbunden werden, verdienen sie einen gesonderten Schutz vor Benachteiligungen, die ihnen wegen ihrer Hinweise drohen könnten. Diesen Schutz bezeichnet man als sog. Hinweisgeberschutz oder Whistleblower-Schutz. Der Hinweisgeber- bzw. Whistleblower-Schutz ist in einer europäischen Richtlinie verankert und in Deutschland durch das Hinweisgeberschutzgesetz gesetzlich geregelt.
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) hat eine lange Historie und ist im Juli 2023 in Kraft getreten. Es hat die bisher geltende Rechtsprechung sowie die europäischen Richtlinien zum Schutz von hinweisgebenden Personen weiter ausgebaut und in nationales Recht umgesetzt. Der Hauptfokus der Regulierung ist dabei, dass das Melden von Missständen nicht nur an offiziellen, staatlichen Meldestellen möglich ist, sondern dass auch unternehmensintern gewährleistet werden muss, dass solche Missstände anonym bzw. vertraulich gemeldet werden können.
Was ist im Hinweisgeberschutzgesetz geregelt?
Die aktuellen Regelungen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) sehen vor, dass Hinweisgeber grundsätzlich frei zwischen einer sog. externen Meldestelle (werden vom Bund oder den Bundesländern betrieben) und der internen Meldestelle (vom Unternehmen selbst betrieben oder beauftragt) wählen können. Sowohl interne als auch externe Meldestellen haben dabei die Vertraulichkeit der hinweisgebenden Person besonders zu schützen.
Unternehmen mit mehr als 249 Mitarbeitern müssen seit dem 02.07.2023 eine interne Meldestelle betreiben, Unternehmen, die zwischen 50 und 249 Mitarbeiter beschäftigten, sind ab dem 17.12.2023 gesetzlich dazu verpflichtet. Bei der internen Meldestelle kann es sich sowohl um einen internen Mitarbeiter handeln (vorausgesetzt es besteht kein Interessenskonflikt) als auch um einen externen Dienstleister. Die interne Meldestelle hat hierbei folgende Pflichten/Aufgaben:
Ihre interne Meldestelle nach dem HinSchG der ascon
Soll ein interner Mitarbeiter die Aufgabe der internen Meldestelle übernehmen, muss zunächst eine fachlich und persönlich geeignete Person im Unternehmen gefunden werden, deren vollständige Unabhängigkeit sichergestellt ist. Diese muss anschließend für die neue Tätigkeit ausgebildet werden und steht in ihrem eigentlichen Arbeitsbereich anschließend nur noch beschränkt zur Verfügung. Ein externer Dienstleister ist hingegen schnell beauftragt, hat transparente Kosten und sorgt selbst für die notwendige Fachkunde. Als Unternehmen, dass auf Beratungsleistungen rund um das Thema Datenschutz spezialisiert ist, gehört gerade der Grundsatz der strengen Vertraulichkeit zu unserer alltäglichen Arbeit.
Aus diesem Grund bieten wir Ihnen an, auch die Aufgabe der internen Meldestelle für Sie zu übernehmen. Hierzu gehören folgende Leistungen:
Anonymität der Hinweise
Einfache wechselseitige Kommunikation
Kein Interessenskonflikt
Erstprüfung aus inhaltlicher Sicht
Feedback zum Bearbeitungsstand
Überschaubare Kosten
Elektronisches Meldesystem
Unsere Konditionen
Wir bieten unseren Service für die Einrichtung und den Betrieb einer internen Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) all unseren Kunden an, die wir entweder als externer Datenschutzbeauftragter (externer DSB) betreuen oder die wir ohne ein formelles DSB-Mandat in Datenschutzangelegenheiten beraten. Selbstverständlich kann die Einrichtung der internen Meldestelle auch von Neukunden im Rahmen einer Beauftragung als externer DSB oder Berater in Datenschutzangelegenheiten gebucht werden.
Sie sind bereits Kunde?
Als bestehender Kunde mit DSB- oder DS-Mandat bieten wir die Einrichtung der internen Meldestelle als Ergänzung zu Ihrem bereits bestehenden Vertrag zu absoluten Sonderkonditionen an.
Sie erhalten von uns
- den Betrieb einer internen Meldestelle mittels elektronischen Systems,
- die Erstsichtung und Weiterleitung von Hinweisen sowie
- die Information des Hinweisgebers über den Verfahrensgang
schon ab 19,95€ monatlich
(zzgl. einmaliger Einrichtungsgebühr i.H.v. 49,90€)
Sie sind Neukunde?
Wir bieten Ihnen ein breites Spektrum an Datenschutz-Dienstleistungen an. Sie können dabei frei wählen, ob Sie uns als Ihren externen Datenschutzbeauftragten (DSB-Mandat) beauftragen, ob wir Ihrem internen Datenschutzbeauftragten (DS-Mandat) unter die Arme greifen oder Sie als Geschäftsführung bei der Umsetzung der wichtigsten Datenschutzpflichten unterstützen (DS-Mandat).
Bei allen Mandatsformen (DSB-Mandat oder DS-Mandat) bieten wir die Nutzung unseres Services als interne Meldestelle nach dem HinSchG schon ab 19.95 € monatlich an. Selbstverständlich können Sie unsere Dienstleistung als interne Meldestelle auch ohne Mandat im Datenschutz nutzen. In diesem Fall beginnt die Preisstaffelung bei 39,95€ monatlich.
Gut zu wissen! Durch unsere enge Vernetzung in die IT-Branche arbeiten wir mit vielen IT-Dienstleistern partnerschaftliche zusammen. Alle Kunden unserer Partner erhalten bei der Beauftragung in der ersten Vertragslaufzeit 10 € Rabatt auf die monatliche Betriebsgebühr! Geben Sie bei der Beauftragung einfach Ihren IT-Dienstleister an. Unser Team prüft ob Ihr IT-Dienstleister zu unserem Partnernetzwerk gehört und berücksichtigt den Partnerrabatt automatisch!